Privacyverklaring

Wie is verantwoordelijk?

De verwerkingsverantwoordelijke is Junior Kamer Venlo (JCI Venlo), KvK 40164594. Voor privacyvragen, het intrekken van toestemming of het uitoefenen van je rechten kun je mailen naar venlo@jci.nl.

Deze verklaring gaat over onze eigen verwerking. Bij een betaling of bezoek aan een externe website kan die dienstverlener daarnaast zelf verantwoordelijk zijn voor zijn eigen verwerking.

Welke gegevens gebruiken we en waarom?

Google Tag Manager beheert welke tags op de website worden geladen. Het is geen afzonderlijke grondslag voor tracking: ook tags die via Tag Manager, een serverkoppeling of een conversie-API werken, moeten aan de toepasselijke privacy- en toestemmingsregels voldoen.

We vragen geen gezondheidsgegevens, BSN of kopie van je identiteitsbewijs via de website. Bij de start kan je legitimatie worden bekeken om je leeftijd te controleren; daarvan maken we geen kopie. Vul in vrije tekstvelden geen gevoelige gegevens in die we niet nodig hebben.

Zijn gegevens verplicht?

Verplichte velden worden als zodanig aangegeven. Zonder de noodzakelijke bestel- en contactgegevens kunnen we je bestelling niet verwerken of je vraag niet beantwoorden. Een telefoonnummer en de naamvelden bij de nieuwsbrief zijn optioneel, tenzij bij een specifiek formulier duidelijk iets anders staat.

Inschrijven voor de nieuwsbrief is vrijwillig en staat los van tickets of andere diensten. Afmelden kan via de afmeldlink onder iedere nieuwsbrief of via venlo@jci.nl. Intrekken van toestemming heeft geen gevolgen voor verwerking die daarvoor rechtmatig plaatsvond. Praktische berichten over je bestelling of het evenement zijn geen nieuwsbrief.

Hoe lang bewaren we gegevens?

We bewaren niet meer gegevens en niet langer dan nodig. Voor de actieve website hanteren we het volgende bewaarbeleid. Als een wettelijke plicht of een concreet geschil langer bewaren noodzakelijk maakt, bewaren we alleen de gegevens die daarvoor nodig zijn.

• Contact- en sponsorvragen zonder vervolgafspraak: maximaal twaalf maanden na de laatste inhoudelijke reactie. Bij een overeenkomst gelden de termijnen voor die overeenkomst en de administratie.
• Operationele ticket- en deelnemersgegevens: maximaal twaalf maanden na de betreffende Eierloop, voor servicevragen, klachten en afronding. Administratieve gegevens worden afzonderlijk bewaard.
• Financiële basisadministratie: zeven jaar voor zover de fiscale bewaarplicht van toepassing is. Dat betekent niet dat we alle formulier- of trackinggegevens zeven jaar bewaren.
• Nieuwsbriefprofiel: zolang je bent ingeschreven. Na afmelding wordt je actieve marketingprofiel uiterlijk binnen dertig dagen verwijderd of buiten gebruik gesteld. Alleen een minimale afmeldregistratie en noodzakelijk bewijs van toestemming blijven bewaard zolang dit nodig is om je keuze te respecteren en naleving aan te tonen; we beoordelen die noodzaak periodiek.
• Technische beveiligingslogs onder ons beheer: in beginsel maximaal negentig dagen. Bij een incident bewaren we relevante informatie zolang het onderzoek of een vordering dat noodzakelijk maakt.
• Analyse- en advertentiegegevens: volgens de bij activering vastgelegde instellingen en de actuele cookie-informatie. Cookiebewaartermijnen en de bewaartermijn van ontvangen gebeurtenisgegevens zijn verschillend. In deze preview worden deze diensten nog niet gebruikt.

Met wie delen we gegevens?

Alleen personen en dienstverleners die gegevens nodig hebben voor hun taak krijgen toegang. Denk aan de evenementorganisatie, bevoegde medewerkers bij de startlocatie, hosting- en beheerdienstverleners, onze administratie en de volgende partijen:

• Mollie B.V.: betaalverwerking, betaalbeveiliging en wettelijke controles. Voor de betaaldiensten is Mollie zelfstandig verwerkingsverantwoordelijke. Lees de privacyverklaring van Mollie. Wij ontvangen geen volledige betaalkaartgegevens.
• Brevo (Sendinblue): verzending en beheer van nieuwsbrieven en, waar ingericht, servicemails. Bij verwerking in onze opdracht worden verwerkersafspraken gemaakt. Zie de privacyinformatie van Brevo.
• Google: Google Analytics 4 en Google Tag Manager, volgens de gekozen instellingen en toepasselijke afspraken. Zie het privacybeleid van Google.
• Meta: advertentiemeting en doelgroepen via Facebook en Instagram, alleen na toestemming voor de betreffende websiteverwerking. Voor bepaalde onderdelen van het verzamelen en doorgeven van gegevens kunnen wij en Meta gezamenlijk verantwoordelijk zijn; Meta is voor andere doeleinden zelf verantwoordelijk. Zie het privacybeleid van Meta en de afspraken over gezamenlijke verantwoordelijkheid.

Met verwerkers leggen we afspraken vast over beveiliging, vertrouwelijkheid en verwijdering. Zelfstandig verantwoordelijke partijen hebben daarnaast hun eigen verplichtingen. We verkopen je persoonsgegevens niet. We verstrekken gegevens aan overheidsinstanties als we daartoe wettelijk verplicht zijn of als dit anderszins rechtmatig en noodzakelijk is.

Doorgifte buiten de EER

Sommige leveranciers of hun onderaannemers verwerken gegevens buiten de Europese Economische Ruimte, bijvoorbeeld in de Verenigde Staten. Waar nodig gebruiken we een geldig adequaatheidsbesluit, zoals het EU–VS Data Privacy Framework voor een daadwerkelijk gecertificeerde ontvanger, of de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie met aanvullende maatregelen waar nodig.

Een Europese opslaglocatie sluit toegang vanuit andere landen niet altijd uit. Daarom controleren we bij het aansluiten van diensten ook de contracten, onderaannemers en doorgiftegrondslag. Via venlo@jci.nl kun je informatie of een kopie van de toepasselijke waarborgen opvragen, met afscherming van vertrouwelijke gegevens waar nodig.

Cookies, metingen en profilering

Voor niet-noodzakelijke analyse en advertentietracking vragen we vooraf toestemming. Je kunt weigeren zonder dat je daardoor geen ticket kunt kopen. Na activering moet je je keuze ook weer eenvoudig kunnen wijzigen. De cookieverklaring beschrijft de techniek en de huidige situatie.

Advertentieplatforms kunnen gegevens gebruiken om interesses af te leiden en advertenties te personaliseren. Wij nemen zelf geen uitsluitend geautomatiseerde besluiten die rechtsgevolgen of vergelijkbare aanzienlijke gevolgen voor jou hebben. Individuele meting van het openen van nieuwsbrieven of klikgedrag wordt niet op basis van alleen je nieuwsbriefinschrijving geactiveerd; daarvoor beoordelen we afzonderlijk welke toestemming vereist is.

Foto’s en video’s tijdens de Eierloop

We kunnen sfeerbeelden maken om verslag te doen van de Eierloop. Waar we ons baseren op een gerechtvaardigd belang, wegen we dat belang af tegen de privacy van deelnemers, beperken we herkenbaarheid waar mogelijk en informeren we je vooraf en op locatie. Voor gebruik waarvoor toestemming nodig is, zoals bepaalde herkenbare promotionele portretten, vragen we die afzonderlijk.

Wil je niet herkenbaar in beeld, spreek de fotograaf aan of mail venlo@jci.nl. Bij bezwaar of intrekking van toestemming beoordelen we het verdere gebruik en verwijderen of passen we beelden aan waar jouw rechten dat vereisen. Een ticket kopen geldt niet als algemene toestemming voor publicatie.

Beveiliging en jouw rechten

We treffen passende technische en organisatorische maatregelen, beperken toegang tot wie die nodig heeft en maken afspraken met dienstverleners. Geen enkele beveiliging kan ieder risico uitsluiten. Meld een vermoeden van een datalek via venlo@jci.nl.

Je kunt vragen om inzage, correctie, verwijdering, beperking of overdracht van je gegevens. Je kunt bezwaar maken tegen verwerking op basis van een gerechtvaardigd belang en altijd tegen direct marketing. Toestemming kun je op ieder moment intrekken. Deze rechten kennen wettelijke voorwaarden en uitzonderingen, bijvoorbeeld bij een bewaarplicht.

Mail je verzoek naar venlo@jci.nl. We reageren in beginsel binnen één maand. Bij een ingewikkeld verzoek of meerdere verzoeken kan dat maximaal twee maanden langer duren; we melden dit binnen de eerste maand met de reden. Alleen als dat nodig is vragen we aanvullende informatie om je identiteit te controleren. Stuur niet ongevraagd een kopie van je identiteitsbewijs.

Je kunt een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Je mag ook eerst contact met ons opnemen. Bij relevante wijzigingen passen we deze verklaring aan en informeren we je waar nodig. De versiedatum staat bovenaan.